Retningslinjer for håndtering av forskningsdata ved Universitetet i Sørøst-Norge

Retningslinjer for håndtering av forskningsdata ved Universitetet i Sørøst-Norge

Prosesseier: Viserektor for forskning, innovasjon og internasjonalisering

Versjon nr.:1 Gyldig fra: 01.07.2018

Godkjent av: Viserektor Pål Augestad
 

1 Mål

Forskningsdata fra USN skal tilgjengeliggjøres i tråd med USNs Open Access politikk som følger EU og Regjeringens  prinsipper om at forskningsdata skal være så åpne som mulig – så lukket som nødvendig.

USNs forskere skal lagre sine forskningsdata på en sikker måte i et egnet arkiv.

Forskningsdata som legges ut skal følge FAIR-prinsippene; de skal være gjenfinnbare, gjenbrukbare, tilgjengelige og interoperable.

Unntak fra åpen tilgang gjelder data hvor hensyn til sikkerhet, personsensitivitet, kommersielle eller andre juridiske forhold begrenser tilgjengeligheten.

2 Definisjon

Med forskningsdata menes registeringer/nedtegnelser/rapporteringer som genereres eller oppstår underveis i forskningsprosessen. Dette kan for eksempel være tall, tekster, bilder, lyd m.m. generert gjennom ny analyse, sammenstilling av eksisterende data, eller data generert gjennom ny datainnsamling.

3 Eierskap

Med mindre annet fremgår har USN som hovedregel eierskap til forskningsdata produsert av egne forskere, dette gjelder også etter forskeren har avsluttet sitt arbeidsforhold ved USN. For prosjekter med eksterne samarbeidspartnere, gjelder de kontraktfestede betingelser om fordeling av eierskap til forskningsresultater mellom kontraktspartene.

USN har normalt ikke eierskap til studenters forskningsdata, med mindre studenten har ansettelsesforhold til USN (ph.d.-studenter), eller dette er spesifikt avtalt for eksempel ved eksternt finansierte prosjekter. Det samme gjelder utvekslingsstudenter og gjesteforskere.

 

4 Arkivering

4.1 Valg av arkiv

Forskeren har ansvar for å arkivere data i et pålitelig arkiv, ved egen institusjon, eller ved nasjonale/internasjonale arkiver. Forskningsdata skal gjøres tilgjengelig med en åpen lisens, for eksempel Creative Commons.

Datasett med sensitive opplysninger, det være seg av personsensitiv, kommersiell eller sikkerhetsmessig art, lagres i arkiv som har spesielle løsninger for dette.

Ved eksternt samarbeid bør USN-ansatte tilstrebe avtaler som tillater åpen publisering av forskningsdata.

4.2 Dokumentasjon

For at forskningsdataene skal være tilstrekkelig dokumentert for fremtidig, uavhengig bruk, skal det registreres så grundige metadata som mulig. I tillegg skal det lastes opp en egen fil som publiseres med dataene, en såkalt Readme-file i .txt-format. Readme-filen skal inneholde informasjon om hvordan dataene er samlet inn og (hvis relevant) manipulert, hva slags programvare og instrumenter som er brukt, hva slags programvare som kreves for å åpne datafilene og annen relevant informasjon og kontaktinformasjon.

4.3 Tilgang

Dataene som ligger til grunn for vitenskapelige artikler bør gjøres tilgjengelig så tidlig som mulig og senest ved publiseringstidspunkt. Hvis dataene ikke kan gjøres åpent tilgjengelig pga juridiske, etiske, publiserings- og sikkerhetsmessige grunner kan dette reguleres gjennom lisenser for tilgang, gjenbruk og videredistribusjon av forskningsdata. Andre data som kan være av interesse for annen forskning, bør gjøres tilgjengelig innen rimelig tid, og aldri senere enn tre år etter endt prosjekt.

5 Datahåndteringsplan

En datahåndteringsplan er et dokument som beskriver hvordan forskningsdataene i et prosjekt skal håndteres, fra start til slutt.

Forskningsprosjekter ved USN, som genererer eller bruker data, skal utstyres med en egen datahåndteringsplan. Denne skal foreligge så tidlig som mulig i prosessen og senest innen seks måneder etter oppstart, men er åpen for revidering igjennom hele prosjektperioden. Ansvaret for innholdet i datahåndteringsplanen ligger hos prosjektleder. Datahåndteringsplan er obligatorisk for blant annet EU-støttede prosjekter og prosjekter finansiert av Norges forskningsråd.

6 Ansvar

6.1 Forskers ansvar

Forskeren er ansvarlig for opplasting av og innholdet i datasettene. Ved å deponere data erklærer forskeren at han har rett til å deponere dataene, og at dette er godkjent av eventuelle samarbeidspartnere

Forskeren er ansvarlig for at de deponerte dataene ikke er i konflikt med gjeldende lover eller regelverk for opphavsrett og personvern.

 

6.2 USNs ansvar

USN skal tilby en sikker tjeneste for behandling, lagring og arkivering av forskningsdata, enten sentralt ved egen institusjon, eller i andre egnede kvalitetssikre infrastrukturer for lagring og/eller arkivering av data.

USN skal tilby arkiv- og publiseringsløsningen USN Research Data Archive. USN skal tilby opplæring i arkivering, deling og publisering av data i USN Research Data Archive eller i annet pålitelig eksternt arkiv, og veilede forskerne i å utstyre data med standardiserte metadata.

USN har ikke ansvar for feil og mangler i deponerte data. USN har ingen plikt til å forfølge ulovlig bruk av deponerte data på vegne av forskeren. USN vil gjøre sitt ytterste for å sikre at alle data blir bevart, men har intet ansvar for tap eller skade på dataene mens de er lagret i USN RDA.

7 Retningslinjer

Retningslinjer for håndtering av forskningsdata vil oppdateres løpende, basert på erfaringer, faglig utvikling og endringer i gjeldende nasjonale og internasjonale føringer.