I NVA er det 3 måter å registrere en publikasjon/resultat.

• Start med lenke til original versjon. Anbefalt fremgangsmåte hvis du registrerer en artikkel i NVA. Tilhørende fil lastes opp automatisk.
• Start med å laste opp fil (fulltekstfil av artikkelen).
• Start i tomt registreringsskjema, registrer metadata og avslutt med å laste opp fil hvis det er relevant. 

Husk publikasjoner som er tilknyttet eksternfinansierte prosjekter skal påføres prosjektnummer. Du kan også knytte ditt forskningsresultat til en forskergruppe i NVA. Det gjør du ved å søke opp forskningsgruppa i når du registrerer artikkelen, eller gå til Min side og resultatregistreringer, klikk på redigeringsblyanten for det resultatet du vil koble til prosjektet/forskergruppa. 

Se hvordan man registrerer et resultat i NVA på Sikt sine hjelpesider.

• I NVA kan du koble din ORCID til din bruker. Fordelen med det er at systemet raskere kan importere dine publikasjoner til NVA.
• Logg inn i NVA og følg oppskriften fra Sikt for å aktivere dette.
• Les mer under Synliggjør din forskning.

I NVA er det to måter å registrere et prosjekt på:

• Prosjekter finansiert av Forskningsrådet
  • Logg inn i Nasjonalt vitenarkiv, klikk på Min side - Prosjektregistreringer - Nytt prosjekt.
  • Velg "Start med finansiering fra Norges Forskningsråd (NFR)", lim inn tittel eller NFR prosjektnummer. En del felter vil hentes automatisk inn fra NFR og resten må fylles ut av prosjektleder. 
• Tomt registreringsskjema
  • Brukes for å registrere prosjekt som har en annen finansiering enn NFR.
  • Brukes også dersom du skal registrere en forskergruppe.
    • Informasjon om publikasjoner og forskningsresultat fra forskergruppa kan overføres automatisk fra forskergruppas nettside på USN. Aktivering avtales med kommunikasjon@usn.no.

Skal sørge for at:

1. egne vitenskapelige arbeider er korrekt registrert i NVA, jfr. Rutinebeskrivelse for rapportering. 
2. alle vitenskapelige publikasjoner som er knyttet til et eksternfinansiert prosjekt har påført finansiørens prosjektnummer i NVA-posten.
3. en fulltekstversjon av alle vitenskapelige artikler er registrert i NVA. De fleste tidsskrifter tillater avlevering av siste manuskriptutgave etter fagfellevurdering (også kalt post print versjon). I de tilfellene hvor tidsskriftet tillater avlevering av forlagets publiserte pdf, anbefales det at denne versjonen registreres i NVA.
4. NVA-postene inneholder URL til forskningsdata arkivert i USN-Research Data Archive eller annet dataarkiv.

Frist: 31. januar

Instituttleder får tilsendt lister over godkjente poster ved sin enhet fra fakultetssuperbruker, og bekrefter via e-post til fakultetssuperbruker at publikasjonene på listen er riktig kategorisert og skal inkluderes i rapporteringen. 

Frist: 20. mars

Løpende gjennom året

• Administrative kontrollrutiner: Administrasjon av persondata, rette opp i manglende p-personer, dublettsøk, rette opp DOIer, følge opp kontrolllister fra Sikt m.m.
• Sørge for at fagmiljøene er oppdatert på relevant informasjon om frister og retningslinjer fra finansiører og myndigheter.
• Levere analyser og publikasjonslister på forespørsel, primært basert på data fra avsluttede rapporteringsår.
• Alle fulltekstdokumenter som lastes opp i NVA skal kvalitetssikres og rettighetsklareres før tilgjengeliggjøring. Dette innebærer at superbrukere påser at USN følger forlag/tidsskrift sine retningslinjer for hvilken versjon som kan tilgjengeliggjøres, og om teksten eventuelt kun kan tilgjengeliggjøres etter en embargoperiode. Dersom feil versjon har blitt lastet opp vil superbruker ta kontakt med forsker som har lastet opp teksten og be om at annen versjon lastes opp.

I forbindelse med årlig rapportering

• Fakultetssuperbruker kvalitetssikrer og godkjenner alle fakultetets NVA-poster. Informasjon om antall forfattere, adresser og andre metadata skal være korrekt gjengitt.
• I forbindelse med kontroll av poster, skal superbruker sjekke at vitenskapelige artikler er registrert i NVA. Dersom fulltekst (post print versjon eller forlagets pdf) ikke er avlevert innen 1. februar skal superbruker sende en påminnelse til forfatter fra USN om at fulltekst må registreres i NVA.
• Kontaktpunkt mot andre institusjonelle superbrukere (særlig i forbindelse med avklaring av eventuelle tvister).
• Melde inn eventuelle tvister til Publiseringsutvalget ved USN.
• Melde inn tvistesaker til Nasjonalt tvisteutvalg. 
• Foreta rapportering i henhold til Nasjonal rapporteringsinstruks
• Utarbeide årlige publiseringsanalyser.

Nasjonal frist for kontroll av sampublikasjoner: 21. februar.

Frist for å melde tvistesaker til Nasjonalt tvisteutvalg: 1. mars.

Rapportering til KD/DBH: Vanligvis 1. april (annonseres årlig).

• Utvalget kan vurdere vitenskapelige publikasjoner der det er oppstått tvil eller uenighet i forbindelse med registrering og rapportering av vitenskapelige publikasjoner.
• Utvalget kan vurdere eventuelle tvistesaker når det gjelder sampublikasjoner med andre institusjoner.
• Utvalget følger kriteriene for vitenskapelige publikasjoner i gjeldende rapporteringsinstruks.
• På Publiseringsutvalget sine sider ser du medlemmer, oppgaver, innkallinger og protokoller.

Nasjonalt vitenarkiv kan automatisk overføre forskningsresultat til din ansattprofil. Logg inn på min.usn og gå inn på din ansattprofil. Her kan du aktivere "Vis" under "Publikasjoner". Nå trenger du kun å oppdatere publikasjonslisten din i NVA, istedenfor begge steder.

• Du kan knytte ditt forskningsresultat til en forskergruppe i NVA. Det gjør du ved å søke opp forskningsgruppa under "Prosjekttilknytning" når du registrerer artikkelen. Du kan også gjøre det i etterkant ved å klikke på redigeringsblyanten på et allerede registrert prosjekt. Husk å lagre.
• Full veiledning finner du på Sikt sine nettsider.

Legg til NFR prosjektnummer i feltet "Prosjekttilknytning" for å automatisk overføre data til NFR sin prosjektbank.