• Forespørsler om systematiske søk sendes til bibliotekets oppdragstjeneste for systematiske søk.
• Før du sender en forespørsel, ta gjerne kontakt for å avklare hva slags review du skal lage og om reviewtypen din trenger et systematisk søk. Les f.eks. om de ulike reviewtypene og hvilke krav som stilles. Vi kan bidra med rådgivning, holde foredrag til forskergruppermøter osv., dersom dere trenger det.

Oppdragstjenesten består av bibliotekets beste søkere. Vi har imidlertid spisskompetanse på ulike fag og baser. Når vi svarer på søkeoppdrag, prøver vi å se hvem som har best kompetanse og hvem som har ledig tid.

Før vi begynner å søke, avtaler vi et møte med forskerne der vi går igjennom en intervjuguide for oppdraget. Vi spør bl.a. om reviewen skal følge en standard (som PRISMA, Cochrane e.l.), om grå litteratur, medforfatterskap m.m.

Dette er et søk for å se hvor mye som er skrevet om temaet, for å se om problemstillingen må utvides eller innsnevres. Dette er et mindre presist søk i noen få baser, kun for å få en oversikt.

Systematiske søk krever en kombinasjon av kunnskap om databaser, søkekompetanse og fagkompetanse. Det er derfor viktig med god kommunikasjon mellom oppdragsgivernes fagforståelse og en tydelige forståelse av hva dere ønsker å undersøke underveis for oss som utfører søket. 

Eksempler: Hvis vi bruker denne nærhetsoperatoren her, så vil det gi slike utslag …. Er det i tråd med ønskene deres? Eller skal vi … i stedet?

Vi fagfellevurderer søket internt i biblioteket etter PRESS - Peer Review of Electronic Search Strategies. Fagfellevurdererne ser blant annet på om søket tilfører noen utilsiktede skjevheter, om søkesyntaksen (boolske operatorer, paranteser osv.) er korrekt, om søkebegrepene er for smale eller for vide m.m. 

Etter fagfellevurdering av søket og en evnt. justering, kan vi utføre det endelige søket. Det er dette søket vi leverer søkehistorikk på. Et systematisk søk tar i snitt et ukesverk, avhengig av omfang og kompleksitet.

Du får dette av oss når vi er ferdige med det systematiske søket:

• Referansene vi har funnet. Du kan få dem som et EndNotebibliotek, hør med oss dersom du vil ha dem i et annet format. Når vi søker i flere databaser, er det naturlig at noen referanser dukker opp flere ganger. Det kaller vi en ‘dublett’. Vi prøver å fjerne dublettene før vi sender over resultatene til oppdragsgiver. 
• En leveranserapport, med avtalen, fullstendig søkedokumentasjon og et narrativ om utviklingen av søket & begrunnelser for valg som ble tatt underveis.
• En DOI til fullstendig søkedokumentasjon. Vi legger hele søkedokumentasjonen, dvs. fullstendig søkehistorikk + et narrativ om hvordan vi utviklet søket og valg som ble tatt underveis, på USNs åpne forskningsdataserver. Du får da en DOI til hele datasettet, som kan legges ved den ferdige reviewen. På denne måten sikrer vi transparens og repeterbarhet. DOI-en sikrer at du kan levere en transparent review til alle som vil kikke på dokumentasjonen, bare du legger ved DOI-en i den ferdige reviewen. 
• Dersom du ønsker det, kan vi sette på en embargo på datasettet, slik at det først blir synlig for andre etter at reviewen er ferdig publisert.