Viserektor for forskning, Heidi Ormstad, har latt seg se i kortene av Herman Strøm fra Universitetsbiblioteket. Og det er vel bare en ting å si: 

Husk å registrere alle vitenskapelige publikasjoner i Cristin!

Herman: Som du jo godt vet, Heidi, som viserektor og leder av Forskningsutvalget, ble publiseringsrapport for 2017-2020 lagt frem for utvalget 19. mai. Publiseringsrapporten viser blant annet at forskere ved USN publiserer lite sammenliknet med sine kollegaer ved andre norske universiteter. I tillegg viser det seg at en del forskere ikke registrerer sine publikasjoner i Cristin eller laster opp fulltekst til USNs vitenarkiv. Universitetsbiblioteket oppdaget og registrerte over 160 publikasjoner etter registreringsfristen 31. januar. Dette ga USN 1,7 millioner kroner, så dette handler både om synlighet og økonomi. Hvordan er det med deg selv, mon tro, med hensyn til registreringer og opplastninger? Du har jo en lang og produktiv karriere som forsker, fra UiO, Folkehelseinstituttet, Vestre Viken HF, OsloMet og USN. 

Vi har sett nærmere på dine mange innførsler i Cristin fra 2006, og kryssjekket mot databaser som Scopus og Oria. Så vidt vi kan se er alle dine vitenskapelige artikler og bokkapitler, din PhD og flere konferansebidrag er registrert i Cristin. Du har til og med oppdatert med dine «gamle» publikasjoner fra tiden ved FHI. Er dette tilfeldig, eller vil du si at du alltid har hatt et aktivt forhold til Cristin?

Heidi: Oj, det var overraskende faktisk, men godt å høre da – når jeg først lar dere se meg i kortene. Dette er nok ikke «min skyld». Tidsskriftene på mitt fagområde er nok godt dekket av Scopus, og alle unntatt én av mine internasjonale artikler er importert til Cristin. Sånn sett er nok forskere innenfor fagområdene medisin, teknologi og naturvitenskap heldige. På den andre siden er få nordiske og norske tidsskrifter indeksert i Scopus, så de fleste artikler som ikke er på engelsk må  registreres manuelt i Cristin. For mine artikler er dette gjort av mine medforfattere eller av superbrukere. Det samme gjelder bokkapitlene. Så her har nok noen gjort en jobb som jeg ellers hadde måttet gjort. Og som jeg nok ikke har sjekket godt nok at faktisk ble gjort – på vegne av meg. Litt flaks der altså.

Etter å ha inntrådt rollen som viserektor har jeg blitt godt informert om, og med det fått stor forståelse for, hvor viktig det er at alle forskere sjekker at alle publikasjonene deres er registrert i Cristin. Det er den enkelte forskers ansvar å se til at all vitenskapelig publisering er registrert i tide og i korrekt kategori. Så vi må alle huske på den årlige fristen 31. januar! Jeg skal skjerpe meg! Jeg vil ikke satse på flaksen heretter. Når vi som er forskere har sjekket at våre publikasjonslister er komplette, og har lagt til det som eventuelt mangler, kan superbrukerne i universitetsbiblioteket gå videre med kontroll og godkjenning før rapportering til Kunnskapsdepartementet. Det er god kvalitetssikring av meget erfarne og dyktige medarbeidere.

Ulike typer publikasjoner. Hva er det som inkluderes i den årlige rapporteringen?

Herman: Det er den nasjonale rapporteringsinstruksen som definerer hva som skal inkluderes i den årlige rapporteringen. Kort fortalt er det publikasjoner som har som formål å legge frem nye forskningsresultater på grunnlag av en avgrenset vitenskapelig undersøkelse med fagfeller som primær målgruppe. I praksis er dette følgende kategorier fagfellevurderte publikasjoner i vitenskapelige publiseringskanaler på nivå 1 eller 2: vitenskapelige artikler, vitenskapelige monografier og vitenskapelige kapitler i antologier/proceedings.

Andre publikasjoner som for eksempel lærebøker, fagartikler og case reports skal som hovedregel ikke rapporteres, selv om dette selvfølgelig også er viktige bidrag. Eller hva tenker du?

Heidi: I utgangspunktet tenker jeg at alle resultater, formidlingsaktiviteter og kunstnerisk utviklingsarbeid gjerne kan registreres i Cristin. Men det er klart at det er aller viktigst å registrere alle vitenskapelige publikasjoner som skal rapporteres til departementet. Jeg har forståelse for at mange forskere opplever dette som litt unødvendig administrativt arbeid, men vi er  altså pålagt å gjøre dette. Det gir publikasjonspoeng og penger til institusjonen. Og det er slett ikke vanskelig eller tidkrevende når man bare har gjort det et par ganger! Men det kan jo være at man trenger hjelp eller lurer på noe, som for eksempel forfatteradresser. Da er det heldigvis hjelp å få. Herman, du og fakultetenes Cristin-superbrukere vet alt om dette.

Hvilken institusjon skal oppgis som forfatteradresse?

Herman: Adresseringsprinsippet er styrende i hele systemet. Den eller de institusjonene som har gitt et «nødvendig og vesentlig bidrag til forskningen som ligger til grunn for publikasjonen», skal føres opp som forfatteradresse(r) i selve publikasjonen. Det er bare forfatterne selv som vet hvilke institusjoner som har bidratt, og som skal krediteres for forskningsresultatet.

Du har for eksempel selv i flere perioder hatt bistillinger, og du har også publisert med flere adresser. Vi går ut fra at de er adressert i henhold til adresseringsinstruksen?

Heidi: Jeg har noen ganger vært i tvil om hvilke institusjoner jeg skal kreditere. Jeg har hatt bistillinger ved flere institusjoner på ulike tidspunkt, og har i ulike publikasjoner kreditert alle disse. Det er ikke alltid like enkelt å si hvilken institusjon som har gitt et bidrag til forskningen, men adresseringsprinsippet er i tråd med internasjonal praksis, og dette er noe jeg er bevisst på.

Herman: Adresseringsinstruksen gjelder både for forskere og studenter. Ved kryssjekk mot Scopus ser vi blant annet at du har publisert en kronikk i Tidsskrift for Den norske legeforening i 2021 sammen med to tidligere masterstudenter. Det er mange studenter som skriver om sine mastergrader til vitenskapelige artikler som publiseres i tellende tidsskrifter. Har du som veileder for masterstudenter husket å informere dem om å kreditere USN når de publiserer etter at studiene er avsluttet?»

Heidi:

Ja, jeg tror jeg har vært påpasselig med å fortelle mine studenter om adresseringsprinsippet, men om alt er på stell he, ble jeg nå litt usikker på. Jeg har hatt mange masterstudenter som har skrevet artikler i etterkant, og i verste fall så er det er par av dem som ikke har brukt USN som adresse. For noen har publikasjonen kommet lang tid i etterkant av avsluttet mastergrad, og de har derfor brukt tid på sin daværende arbeidsplass til å jobbe med artikkelen. Kanskje har de også blitt «sponset» av arbeidsplassen. Jeg har nok da tenkt at det holder at USN krediteres via meg, men selvsagt burde også den tidligere masterstudenten vært adressert med USN. Så om det er noen mangler her, må jeg bare beklage. Dette må vi være mer bevisste på alle sammen! Dessuten er dette noe vi også må huske på å fortelle til gjesteforskere og professor II’er som forsker ved USN.

Registrere prosjektkode for EU og Forskningsrådet
 

Herman: Alle resultater - både publisering og formidling som springer ut av et Forskningsråds- eller EU-prosjekt skal tagges med prosjektnummer i Cristin. De blir så automatisk eksportert til Forskningsrådets prosjektdatabase. Denne taggingen med prosjektnummer er noe forskerne må gjøre selv, siden det er de som vet hvilke publikasjoner som tilhører hvilke prosjekter.

Vi har funnet noen av dine artikler hvor Forskningsrådet er oppgitt som finansiør, uten at dette er registrert i Cristin. Hva skyldes det?

Heidi: For å være helt ærlig så har jeg nok ikke har vært veldig bevisst på dette. Jeg har kanskje tenkt at det er prosjektlederen som står for rapporteringen til finansiører som også gjør koplingen i Cristin. Men det er klart at dette er viktig ettersom det inngår i rapporteringen, så dette skal jeg huske på fremover!

Open Access og opplasting av fulltekst

Herman: Regjeringens nasjonale mål og retningslinjer for åpen tilgang til vitenskapelige artikler sier at alle artikler skal lastes opp til et vitenarkiv. USN har i flere år hatt en likelydende OA politikk. Og dette er også noe Forskningsrådet og EU krever. Likevel ser vi at mange artikler ved USN ikke blir lastet opp. Andelen opplastede artikler gikk faktisk ned fra 2019 til 2020. Dessuten ser vi at kun en tredjedel av dine artikler har blitt lastet opp, Heidi. Hva tenker du kan være grunnen til dette?

Heidi: Huff, ja, her må jeg virkelig legge meg langflat. Dette har jeg ikke vært bevisst på. Men det er klart at åpen tilgang til forskning er viktig! Vi som universitet ønsker å være en relevant kunnskapsaktør både regionalt, nasjonalt og internasjonalt.  Mange av målgruppene vi skriver for har ikke tilgang på vitenskapelige tidsskrifter gjennom et universitetsbibliotek. Tenk for eksempel på alle lærere, sykepleiere og journalister som kan ønske å lese det vi skriver, men som møter en betalingsmur når de forsøker å klikke seg inn på en artikkel i et tidsskrift. Offentlig finansiert forskning bør være åpent tilgjengelig for allmenheten! Det blir den når vi forskere har lastet opp artiklene til et vitenarkiv. Da vil et søk i Google eller en av de andre søkemotorene peke til det åpne vitenarkivet hvor man kan lese artiklene gratis.

Vi må heller ikke glemme at dette et krav fra finansiører. Fra 2021 har Plan S trådt i kraft, og da kan vi regne med at både Forskningsrådet og EU kommer til å følge opp dette i større grad enn tidligere. Så dette må alle vi som publiserer bli flinkere til! Jeg skal skjerpe meg. Er det noe jeg kan gjøre nå i ettertid? Har det noen hensikt? Og det er vel en stor jobb det da, ca. 30 artikler? Må det gjøres manuelt?

Herman: Ja, dette kan du fint gjøre nå. Data overføres fra Cristin til din personprofil på usn.no, så når du har gjort dette vil alle kunne lese alt du har skrevet ved å klikke på lenkene i din publikasjonsliste. Er ikke det fint? Det er dessverre ikke mulig å få automatisert opplastingen, men når du først er logget inn i Cristin er det akkurat like kjapt og enkelt som å legge et vedlegg i en epost. Klikk på «Lever fulltekstdokument» og finn frem dokumentet på harddisken din. Så er det gjort. Og så vil jeg bare få legge til at vi i biblioteket sjekker alle opplastede dokumenter før de gjøres åpent tilgjengelige, så forskere trenger ikke være redd for at feil versjon eller en versjon forlaget ikke tillater, blir lagt ut i vitenarkivet.

Synliggjøring av ulike resultater og aktiviteter

Herman: Synliggjøring av alle forskningsresultater er viktig! Det er som sagt mulig å registrere svært mange ulike resultater og aktiviteter i Cristin. For eksempel kronikker, foredrag, kunstnerisk utviklingsarbeid, lærebøker, fagartikler med mer. Nå jobbes det også med å få på plass en løsning for automatisk overføring av alle resultater fra Cristin til forskernes personprofiler på usn.no. Løsningen er rett rundt hjørnet, og dette vil gi en god mulighet til å synliggjøre bredden i aktiviteten blant forskerne ved USN.

Heidi: Ja, det blir veldig bra å få til en automatisk overføring av informasjon fra Cristin til våre nettsider. Det vil også gi forskerne et ekstra insentiv til å registrere. Selv har jeg ikke vært veldig flink til å registrere for eksempel mine kronikker i forskning.no og liknende i Cristin. Jeg har nok vært flinkere til å oppdatere profilen min i Research Gate. Jeg opplever at dette kan være en viktig plattform for synliggjøring og samarbeid. Men det er viktig å huske på at Research Gate ikke er et fullgodt alternativ til Cristin.

Herman: Enig, Research Gate er kun en akademisk sosial medieplattform. Den kan bidra til synliggjøring av forskning og forskere, men er ikke et alternativ til Cristin. Alle må registrere vitenskapelige artikler og laste opp fulltekst i Cristin. Dessverre ser vi ganske ofte at mange tenker at de har gjort artikler open access ved å laste dem opp i Research Gate. Det er de jo ikke!

Heidi: Ja, fint å få tydeliggjort dette! Alle må huske på å laste opp en versjon av alle artikler i Cristin! Jeg har endelig skjønt viktigheten av det nå!

Skjerpings – ingen gode unnskyldninger lengre!

Herman: Hvordan var det å la seg bli sett i kortene? Angrer du nå?

Heidi: Nei, jeg angrer ikke, men det er jo aldri hyggelig å måtte legge seg så flat. Men jeg håper jo å kunne gå foran med et godt eksempel her; forstå viktigheten, evntueltbe om hjelp, og så skjerpe seg!

Jeg vil oppfordre alle, både enkeltforskere, forskergruppeledere og andre, som lurer på noe til å ta kontakt med universitetsbiblioteket! Eposten til universitetsbibliotekets Cristin-superbrukere er cristin-admin@usn.no. Dessuten ligger det mye nyttig informasjon på bibliotekets nettsider om Cristin og Open Access.»