Klargjøring av manuskriptet

Avhandlinger utgitt av Universitetet i Sørøst-Norge skal følge USNs designmanual. Det er en fordel å begynne å bruke malen tidlig i skrivearbeidet.

Sidetallene i avhandlingen slik den leveres til fakultetet/kommisjonen skal være lik sidetallene i den endelige utgivelsen. Du bør derfor formatere manuskriptet i henhold til malen før du leverer til komité. 

Dokumentet skal være i A4-format. Deler av avhandlingen som kun finnes i andre formater trenger ikke gjøres om for å trykkes. Nedskaleringen til 17x24 cm gjøres hos trykkeriet. Bruk stil-panelet i Word for enklere formatering av overskrifter, tekst, bildeunderskrifter og innholdsfortegnelser.

Ansvarsfordeling: 

Hva du må gjøre selv:
  • Du er selv ansvarlig for å formatere avhandlingen. Universitetsbiblioteket skal ikke redigere tekst, tilpasse figurer og tabeller, opprette innholdsfortegnelser, etc.
  • Du lager pdf-versjon av alle filer. Du trenger ikke sette sammen filene.
  • Ønsker du hjelp fra universitetsbiblioteket før innsending til komité, må du levere avhandlingen til oss minimum syv arbeidsdager før du skal sende inn.
  • Dersom du ønsker en forside med illustrasjon som avviker fra standardforsiden må du beregne god tid til dette.
  • Du må levere avhandling til universitetsbiblioteket minimum fire uker før disputas, slik at trykt og elektronisk utgave er tilgjengelige innen gjeldende frister.
  • Du er selv ansvarlig for å avklare opphavsrett knyttet til eventuelle artikler du ønsker å inkludere i elektronisk utgave.
Hva gjør universitetsbiblioteket?
  • Lager midlertidig omslag for innsendelse til komite.
  • Lager omslag, tittelblad og kolofon før trykk.
  • Hjelper til med å sette sammen de ulike delene av avhandlingen.
  • Sender avhandlingen til trykkeriet.
  • Publiserer avhandlingen i USNs åpne arkiv.

Spørsmål? Kontakt oss gjerne på e-post (ml-phdpub@usn.no).

Krav til utforming av manuskriptet

Overskrifter og brødtekst
  • Overskrift 1: Arial, 24, nummerert. 
  • Overskrift 2: Arial, 18, nummerering anbefales.
  • Overskrift 3: Arial 13, fet, nummerering anbefales
  • Overskrift 4: Arial 12, nummerering anbefales
  • Overskriftene i første del av manuskriptet er ikke nummerert, Arial 24. (Bruk Unummerert overskrift 1 fra stil-panelet)
  • Avsnitt i løpende tekst markeres med blank linje, avstand 23 etter avsnitt.
  • All brødtekst settes til Arial 11. 1,25 linjeavstand.
  • Ord som skal utheves settes i kursiv.
  • Det skal brukes fotnoter, ikke sluttnoter.
Illustrasjoner
  • Bruk ikke strektykkelse mindre enn 0,25 pkt. og vær oppmerksom på at enkelte programmer legger ut strektykkelse 0 når du velger ”fin strek” eller ”hårstrek”. Unngå å legge raster på tynne streker, da dette ofte vil oppfattes som om strekene er ujevne og hakkete.
  • Forklaringstekst til tabeller, illustrasjoner mm settes til Arial 11.
Delenes plassering i dokumentet

Alle deler som starter med overskrift 1 både i innledningsdelen og i kappen starter på oddetallsside. Hovedpagineringen (dvs. fra og med s.1) starter på kapittel 1. Legg inn blanke sider for å få kapittelstart på oddetallsside.

Avhandlingen skal, hvis det er praktisk mulig, ha denne sammensetningen:

  • (Tittelside (Leveres som separat fil, endelig utforming gjøres av biblioteket)) 
  • (Kolofonside (dvs. Copyright- siden) settes av biblioteket.) 
  • Tilegnet (valgfritt)
  • Forord (valgfritt)
  • Sammendrag (Sammendrag på norsk. Inkluder nøkkelord. Obligatorisk)
  • Abstract (Sammendrag på engelsk. Inkluder keywords. Obligatorisk)
  • Artikkelliste (obligatorisk på artikkelbaserte avhandlinger)
  • Artikkelsammendrag (valgfritt)
  • Oversikt over tabeller (valgfritt)
  • Oversikt over figurer (valgfritt)
  • Forkortelser (valgfritt)
  • 1. Kapittel
  • 2. Kapittel osv
  • Litteraturliste – etter siste kapittel, som regel før artiklene.
  • Artikler (Hvis artikkelbasert avhandling)
  • Errataliste
Artikler

Det lages skilleark med artikkelens referanse før hver artikkel. Skillearket skal være på oddetallsside. Legg inn blank side etter skillearket slik at artikkelen begynner på oddetallsside.

Omslag, tittelblad og kolofon

Omslag, tittelblad og kolofon utarbeides av universitetsbiblioteket. Det er mulig å inkludere en illustrasjon på omslaget, beregn ekstra tid til dette og gi beskjed i god tid før innlevering.

Hjelp til bruk av malen

Det aller beste er å ta i bruk malen fra starten av. Du skal bruke malen slik den er og ikke endre font eller skriftsstørrelse. Unntaket er at du kan legge til numererte overskrifter på alle overskriftsnivåer.

Det er lurt å gjøre seg kjent med stiler i Word. Stiler styrer all formatering i dokumentet. Tekst som limes inn fra ulike steder kan ha med formatering som «forurenser» dokumentet det limes inn i.

Skjermdump av stilbanneret i Word

Kom i gang med malen

Finn malen

Malen finner du inne i Word hvis du har USN-pc eller har lastet ned Office 365 fra USNs nettside

  • Klikk Fil og velg Ny
  • Klikk på USN-fanen
  • Velg mal på:
    • norsk: Doktorgrad - Norsk
    • engelsk: Doktorgrad - Engelsk

Skjermdump av hvor du finner malene i Word

Legge til nummererte overskrifter

Stilen har nummerert overskrift kun på nivå 1, men du kan endre til nummerert overskrift på alle nivåer.

Det gjør du slik:

  • Sett markøren i en av overskriftene.
  • Klikk på Liste med flere nivåer og velg knappen som viser kobling til overskrifter.

Skjermdump av hvordan du setter inn nummererte overskrifter i Word

Bruke malen
  • Husk å bruke stil-panelet når du skal gjøre endringer i formatering
  • Skal du lime inn avsnitt eller mindre tekstblokker?
    • Når du limer inn får du opp dette symbolet:Skjermdump av innlimingsknapp i Word  
    • Klikk på trekantpila og velg Behold bare teksten. Det du limer inn får riktig stil
      Skjermdump av Behold bare teksten i Word
  • Vi oppfordrer til å la kapitler på nivå 1 starte på oddetallsside. Det gir best resultat i utskriften. Ikke trykk enter til teksten flytter seg, sett heller inn et sideskift: Sett markør foran overskriften og trykk Ctrl + Enter.
  • Fyll ut bunnteksten. I malen skal forfatter- og tittelinformasjon i bunntekst. Du skriver etternavn og hovedtittel. Er tittelen din lang kan den forkortes i bunnteksten. Lær mer om topp- og bunntekst på Microsofts hjelpesider

Sett eksisterende tekst inn i malen

Har du skrevet teksten i en annen fil, anbefaler vi fremgangsmåten presentert under for å sette teksten inn i malen. Du må også beregne tid til å gå gjennom dokumentet og rette formateringsfeil i teksten.

Forberedelser før kopiering av tekst

Dette gjør du dersom du har skrevet teksten din allerede og skal sette den inn i malen.

  • Slett alt som ligger i topptekst og bunntekst.
  • Sett markøren i et vanlig avsnitt. Høyreklikk i Normal og velg Oppdater Normal til å samsvare med merket område. Lær mer om stiler på Microsofts supportsider.
  • Har du gjort endringer på overskrifter? Da kan det være lurt å oppdatere de overskrifttypene du har brukt med riktig overskrift-stil. Høyreklikk i aktuell overskriftstil og velg Oppdater «Stilnavn» til å samsvare med merket område.
  • Har du brukt noter? Oppdater stilen Fotnotetekst
  • Har du satt inn bildetekst? Oppdater stilen Bildetekst
  • Lagre og lukk fila.
Importere tekst til malen

Når du er ferdig med å forberede originalfila skal du importere teksten inn i malen

  • Åpne ny fil med mal. Du kan slette hele eller deler av teksten som ligger der
  • Sett markøren der du vil sette inn teksten fra originalfila.
  • Klikk Sett inn, deretter klikker du på nedtrekkspil ved Objekt og velger Tekst fra fil. Teksten din importeres
  • Lagre og gi fila et navn

Skjermdump av hvordan du limer inn Tekst fra fil i Word

Kontrollere formatering
  • Du må gå gjennom teksten og oppdatere ALLE overskrifter slik at de stemmer med stilen.
  • De innledende kapitlene skal være unummererte og bruke stilen Unummerert overskrift 1.
  • Etter import vil en del overskrifter ligge og «flyte» nede i teksten. Sett markør i overskriften og velg riktig overskriftstil. Overskriften vil da hoppe til riktig plass.
  • Sjekk også at fotnoter og bildetekster har fått riktig stil.
  • Tabeller vil ofte ha feil font. Det enkleste er å markere og endre til arial. Det er greit å bruke mindre skriftstørrelse i tabeller, men husk at trykt størrelse blir ca 81% av A4.
  • Det er romertall på sidene fram til kapittel 1. Sett inn inndelingsskift etter innholdsfortegnelsen. Formater sidetall slik at de blir riktige. Lær mer om sidetall på Microsofts hjelpeside.
  • Når du har gått gjennom hele dokumentet oppdaterer du innholdsfortegnelsen. Du må gjøre det to ganger for at den skal bli riktig.